S čím vám můžeme pomoct?

Účet založíte e-mailem a heslem, nebo přes Google, Seznam či Facebook. Základní tarif Free je zdarma. Free a Premium jsou pro neplátce DPH, plátci DPH potřebují tarif Max.

1. Na titulní stránce klikněte na Registrace.
2. Vyplňte Přihlašovací e-mail, Heslo a Zopakovat heslo a klikněte na Vytvořit účet zdarma. Případně se zaregistrujte tlačítkem Google, Seznam nebo Facebook.
3. Na zadanou adresu přijde potvrzovací e-mail. Účet aktivujete kliknutím na odkaz v něm.
4. Po prvním přihlášení vás aplikace požádá o Doplňte údaje o firmě: zadejte IČO a klikněte na Načíst – název a adresa se doplní z registru ARES (DIČ doplňte ručně).
5. Doplňte Číslo účtu a Splatnost faktury (počet dnů), potvrďte souhlas s pravidly a klikněte na Uložit údaje.

💡 IČO a přihlašovací e-mail se později v nastavení měnit nedají. Zkontrolujte je proto už při registraci.

💡 Zapomenuté heslo obnovíte v přihlašovacím okně odkazem Zapomenuté heslo?.

💡 Na začátku každého nového roku (poprvé v lednu 2027) vás aplikace požádá o potvrzení podmínek pro nové účetní období. Bez potvrzení můžete doklady prohlížet a exportovat, ale nový doklad s datem v novém roce nevystavíte.

Údaje, které se tisknou na doklady, a výchozí hodnoty pro nové doklady najdete pod ozubeným kolem Nastavení vpravo nahoře. Nastavení je rozdělené do záložek Firma, Doklady, Vzhled, Platby, Daně, EET, Účet a Tarif.

1. V záložce Firma zkontrolujte Základní údaje (název, adresa, IČO, DIČ) a v části Kontakty na dokladech zapněte, co se má tisknout v hlavičce: E-mail, Web, Telefon.
2. Ve stejné záložce doplňte Údaj o zápisu do rejstříku (např. „Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku.“). Zákon ho vyžaduje na každém dokladu a tiskne se do patičky.
3. V záložce Doklady nastavíte číslování, splatnost a upomínky, Úvodní text faktury a nabídky, výchozí jednotku položky, zaokrouhlení a měnu.
4. V záložce Platby vyplňte Bankovní účet a Způsoby úhrady (první zaškrtnutý se předvyplní u nových dokladů). Tamtéž zapnete automatické párování plateb.
5. V záložce Daně zvolíte daňový režim (účetnictví, výdajový paušál, paušální daň nebo daňová evidence) a případně ho upravíte pro jednotlivá zdaňovací období. Plátci DPH tu zapínají Jsem plátce DPH a vyplňují DIČ.
6. Vše uložte tlačítkem Uložit nastavení dole na stránce.

💡 Bez vyplněného čísla účtu nejde uložit doklad s úhradou bankovním převodem a nevytiskne se ani QR platba.

💡 Přepínač Neukládat automaticky do adresáře (záložka Doklady) zastaví zakládání odběratelů z dokladů. Adresář pak spravujete jen ručně.

💡 Vlastní formát čísla (např. FV2026-0150) nebo pokračování od určitého čísla nastavíte na stránce Číselné řady. Hodí se při přechodu z jiného programu: zadáte stejný formát a číslo, kterým máte navázat. Řadu jde zvolit jen na začátku roku, dokud tu v něm nemáte vystavený žádný doklad – u prvního dokladu roku se na ni editor sám zeptá a ukáže ukázková čísla. Řadu jde založit pro faktury, zálohové faktury, dobropisy, nabídky, objednávky i dodací listy, a když jich máte víc, vyberete ji v editoru u nového dokladu.

Vzhled si nastavíte jednou a platí pro všechny nové doklady. Free má na výběr 5 šablon, Premium a Max navíc prémiové šablony.

1. Otevřete Nastavení → Vzhled.
2. V části Barva a písmo dokladů vyberte barvu a písmo, v části Šablona dokladu klikněte na náhled šablony.
3. Logo nahrajete v části Logo a profily: přetáhněte obrázek JPG/PNG do rámečku nebo na něj klikněte. V poli Výchozí logo na novém dokladu určíte, které logo se předvyplní – můžete zvolit i doklady bez loga.
4. Číslování nastavíte v Nastavení → Doklady → Číslování faktur (např. RRMM#### nebo RR#####). Typ a šířku pořadí jde měnit, jen dokud v aktuálním roce nemáte žádnou fakturu.
5. Tamtéž v části Částky a měna zvolíte u Zaokrouhlení celkové částky volbu Na celé koruny. Rozdíl se na dokladu objeví jako řádek „Zaokrouhlení“.

💡 Ve Free můžete nahrát 1 logo. V Premium máte hlavní logo a 3 profily. Každý profil může mít vlastní e-mail a web, které se pak na dokladech s tímto logem použijí místo firemních údajů.

💡 U konkrétního dokladu logo změníte v záložce Logo / profil pod položkami. Volba se zapamatuje k odběrateli.

Na výběr máte 18 šablon. Ve Free můžete používat šablony se štítkem Zdarma, s tarifem Premium nebo Max všechny. Ve stejné šabloně vyjdou faktury, zálohové faktury, nabídky, upomínky, dobropisy i dodací listy. Kliknutím na náhled ho zvětšíte.

1. Šablonu vyberete v Nastavení → Vzhled kliknutím na náhled v části Šablona dokladu. Volbu potvrďte tlačítkem Uložit nastavení. Platí pro všechny nové doklady i pro PDF dokladů, které už máte.
2. Na stejném místě zvolíte barvu dokladů – obarví se nadpis, linky a zvýrazněné plochy – a písmo. Náhledy šablon se hned překreslí ve vaší barvě, takže vidíte, jak budou doklady vypadat.
3. Text v patičce dokladu (třeba zápis v rejstříku) nastavíte v Nastavení → Firma. Patičku jednoho konkrétního dokladu upravíte v jeho editoru v záložce Patička.
4. Výsledek si ověříte tlačítkem Zobrazit jako PDF pod náhledem šablony.
5. Max Vlastní šablonu si navrhnete v Doklady → Vlastní šablona. Klikněte na Nová šablona a vyberte předlohu. Bloky (hlavička, odběratel, položky, platební údaje…) přetáhnete na místo, kde je chcete mít, a u každého nastavíte barvu, písmo a velikost. Vyplňte Název šablony a klikněte na Uložit a používat.

💡 Šablona, kterou už používáte, vám zůstane, i když ji později v nabídce nenajdete – nikdo o ni nepřijde.

💡 Zákonné údaje (dodavatel, odběratel, čísla dokladu, data, částky, DPH) tiskne každá šablona sama – vzhledem je nemůžete omylem vypustit.

Adresář ušetří opisování údajů. Stránka Odběratelé s historií, obratem a pohledávkami je v Premium, vybrat uloženého odběratele u dokladu jde i ve Free. Odběratel se do adresáře uloží i automaticky z vystaveného dokladu, pokud má vyplněné IČO nebo e-mail.

1. Klikněte v menu na Odběratelé a pak na Nový odběratel.
2. Zadejte IČO a klikněte na Načíst z ARES. Název a adresa se doplní samy.
3. Doplňte e-mail (na něj se budou posílat doklady) a případně telefon. U zahraničního odběratele aplikace při psaní DIČ sama ověří, jestli je platné v evropském registru VIES.
4. Uložte tlačítkem Přidat odběratele.
5. U každého odběratele v seznamu najdete tlačítka Upravit, Doklady a Smazat.

💡 Seznam odběratelů jde filtrovat: Všichni, Mají faktury, Nezaplacená faktura, Po splatnosti, Bez faktur.

💡 Některé subjekty (např. soukromí lékaři nebo advokáti) v ARES ze zákona nejsou. Jejich údaje vyplňte ručně.

💡 Odběrateli můžete v jeho kartě vytvořit odkaz na portál, kde uvidí všechny své doklady (tarif Max).

Odběratele z tabulky nebo z jiného fakturačního programu nahrajete najednou. Funguje ve všech tarifech – ve Free se pak nabízejí v editoru dokladu při hledání firmy.

1. Otevřete import: v Premium a Max v Odběratelé tlačítkem Importovat, ve Free v menu Doklady → Import odběratelů.
2. Vyberte soubor CSV nebo XLSX (Excel) a klikněte na Pokračovat. Kódování i oddělovač CSV se poznají samy.
3. Zkontrolujte, do kterého pole se který sloupec uloží (Název, IČO, DIČ, Ulice, Město, PSČ, E-mail, Telefon). Sloupce z exportu Fakturoidu, iDokladu, FakturyPROFIT nebo POHODY se přiřadí samy. Klikněte na Zkontrolovat.
4. V kontrole uvidíte, kolik odběratelů je nových, kteří už v adresáři jsou (stejné IČO, bez IČO stejný název) a které řádky mají chybu, třeba neplatné IČO.
5. Zvolte, co s odběrateli, které už máte: Přeskočit, nebo Doplnit jen prázdné údaje. Volitelně nechte chybějící název a adresu doplnit z ARES. Pak klikněte na Importovat.

💡 Nevíte, jak má soubor vypadat? Na první stránce importu si stáhněte Šablonu CSV.

💡 Jeden soubor může mít nejvýš 5 000 řádků a 3 MB. Starý formát .xls uložte v Excelu jako .xlsx nebo CSV.

💡 Nahraný soubor se po importu (nebo zrušení) smaže, uloží se jen odběratelé.

Štítky jsou vaše vlastní barevná označení – třeba „Zakázka Novák“, „Čeká na podpis“ nebo „VIP“. Podle štítku pak jedním klikem vyfiltrujete doklady i odběratele.

1. Štítky založíte v Ceník a projekty → Štítky: vyplňte název, vyberte barvu a u Použití zvolte, jestli jsou pro doklady, odběratele, nebo obojí.
2. K dokladu štítek přidáte v editoru dokladu v záložce Štítky pod položkami. Nový štítek můžete napsat rovnou do pole + nový štítek.
3. Víc dokladů najednou: v seznamu dokladů je zaškrtněte a v liště nahoře zvolte Štítek → přidat nebo odebrat.
4. Odběrateli štítek přidáte v jeho kartě (Odběratelé → Upravit).
5. Filtr: v seznamu dokladů i v adresáři je výběr Štítek. Kliknutím na barevný štítek u dokladu se seznam vyfiltruje taky.

💡 Štítek je i ve filtru Přehledy a daně → Přehled dokladů (PDF) a jako sloupec v hromadném exportu CSV.

💡 Smazáním štítku se doklady ani odběratelé nesmažou, jen z nich štítek zmizí. Přejmenování nebo změna barvy se projeví všude.

Free je zdarma a stačí na běžnou fakturaci. Free a Premium jsou pro neplátce DPH, plátci DPH potřebují Max. Premium stojí 299 Kč na rok, Max 599 Kč na rok. Platí se jednorázově převodem, nic se automaticky nestrhává ani neobnovuje.

1. Free: faktury, cenové nabídky, dobropisy, odeslání e-mailem, PDF s QR platbou, EET 2.0, 1 logo, 5 šablon dokladů, upomínky, přehled dlužníků a podklady pro daně.
2. Premium (299 Kč/rok) přidává: zálohové faktury, automatické párování plateb z avíz banky, stránku Odběratelé s historií, prémiové šablony, víc log a profilů, objednávky, ceník, projekty, import plateb (CSV), protokol aktivit, přílohy k dokladům, výpočet hodin a fotky položek. V menu jsou označené hvězdičkou.
3. Max (599 Kč/rok) obsahuje vše z Premium a navíc: DPH pro plátce (přiznání, kontrolní a souhrnné hlášení), opakované faktury, dodací listy, předžalobní výzvu, náklady, export do účetnictví, ZIP všech faktur za rok, přístup pro účetní, portál odběratele, API, kolegy a až 5 firem a vlastní šablonu v editoru. V menu jsou označené fialovým drahokamem.
4. Tarif koupíte tlačítkem Koupit Premium vedle názvu firmy nahoře, nebo v Nastavení → Tarif. Zaplaťte převodem nebo QR kódem s uvedeným variabilním symbolem – o tarifu rozhoduje částka. Aktuální částky pro váš účet ukazuje nákupní okno. Doklad o platbě vám přijde e-mailem.
5. Předplatné na víc let: v nákupním okně zvolte Na kolik let (nejvýš 5). Naskočí vlastní variabilní symbol, částka a QR kód; cena v objednávce platí 60 dní. Stálý symbol firmy slouží pro platbu na 1 rok.

💡 Když se tarif blíží ke konci, zobrazí se datum platnosti u štítku tarifu nahoře. Další platbou se prodlouží o rok.

💡 Po skončení tarifu data zůstávají a funkce se omezí na Free. Nahrané logo i zapnuté plátcovství DPH zůstanou, automatické opakované faktury se pozastaví do dalšího zaplacení.

💡 Novinky a důležité zprávy od nás najdete pod ikonou obálky Zprávy v horní liště.

Fakturu, nabídku i zálohu vystavujete ve stejném formuláři, liší se jen typem dokladu.

1. V menu klikněte na Nový doklad, nebo na nástěnce Přehled na Nová faktura.
2. Nahoře ponechte Typ dokladu na Faktura.
3. Do pole Hledat firmu napište IČO nebo název odběratele a vyberte ho ze seznamu. Údaje se doplní z adresáře nebo z ARES.
4. Zkontrolujte Číslo dokladu, Způsob úhrady, Datum vystavení a Splatnost (dní). Plátci DPH vidí navíc DUZP a Režim DPH.
5. Vyplňte položky: Popis, Množství, Jednotka, Cena za jednotku (plátce DPH i Sazba DPH). Množství může být i desetinné (např. 2,5 hod.). Další řádek přidáte tlačítkem Přidat řádek.
6. Zkontrolujte částku v poli Celkem k úhradě a klikněte na Vytvořit doklad.
7. Po uložení se aplikace zeptá, jestli doklad odeslat e-mailem. Zvolte Zařadit do fronty, nebo Přeskočit.

💡 Hotový doklad otevřete a upravíte tlačítkem Upravit doklad. Pokud už byl odeslán, změny se odběrateli samy nepřepošlou.

💡 Podobnou fakturu vystavíte rychle přes Akce → Duplikovat do nové v seznamu dokladů.

Položky můžete doplnit o podrobný popis, slevu nebo odečet zálohy. S Premium je k dispozici i ceník, výpočet hodin a fotky položek.

1. Tlačítkem ⋯ vedle popisu položky otevřete Podrobnosti položky. Text se vytiskne pod název položky.
2. Slevu na celý doklad přidáte tlačítkem Přidat slevu. Zvolte Typ slevy (V procentech (%) nebo V částce (Kč)) a vyplňte Hodnota. Sleva jde na doklad jen jednou.
3. Premium Ceník založíte v Ceník a projekty → Ceník. Vyplňte Název, Cena za jednotku, Jednotka, případně Kategorie a Sazba DPH, a klikněte na Přidat položku.
4. Premium Při psaní do pole Popis na faktuře se nabídnou položky z ceníku. Po výběru se doplní cena, jednotka i sazba.
5. Premium Pod položkou je odkaz výpočet hodin pro fakturaci podle odpracovaného času a v podrobnostech přidat foto pro fotku položky.

Pod položkami v editoru dokladu je řada záložek. Ve výchozím stavu jsou všechny sbalené – rozbalí se kliknutím. Tečka ● u záložky znamená, že se tam něco liší od výchozího nastavení.

1. Patička – vlastní text do patičky jen tohoto dokladu.
2. Interní poznámka – poznámka jen pro vás, na doklad se netiskne.
3. Logo / profil – které logo a profil se na dokladu použije. Volba se uloží k odběrateli.
4. Podrobné nastavení → Jazyk dokladu: Česky, Česky + anglicky, Anglicky nebo Německy. Přeloží se popisky na PDF, vaše texty (popisy položek, úvodní text) zůstanou, jak jste je napsali.
5. Podrobné nastavení → Variabilní symbol: prázdné pole = VS podle čísla dokladu. Vlastní VS vyplňte, když odběratel platí pod jiným symbolem (třeba trvalým).
6. Premium Přílohy (soubory k dokladu) a Projekt (přiřazení k projektu). Max: Opakování (opakovaná faktura).

💡 Neotevřená záložka se při uložení nemění – nic se nesmaže jen proto, že jste ji nerozbalili.

Každá faktura s vyplněným číslem účtu obsahuje QR platbu. Odběratel ji naskenuje v bankovní aplikaci a platba se mu předvyplní.

1. Otevřete doklad. Nahoře máte tlačítka Stáhnout PDF, Odeslat e-mailem, Upravit doklad a Další akce.
2. Odeslat e-mailem pošle doklad na e-mail odběratele uvedený na dokladu jako PDF přílohu. Víc adres oddělte čárkou.
3. Kopii pro sebe pošlete přes Další akce → Poslat mně e-mailem.
4. Pod tlačítky je Veřejný odkaz na PDF. Tlačítkem Zkopírovat ho vložíte třeba do zprávy, PDF se otevře bez přihlášení.
5. V seznamu dokladů otevřete Náhled. U faktury tam najdete platební údaje a tlačítka Stáhnout QR a Kopírovat platební údaje.
6. Premium Soubory přiložíte k dokladu v záložce Přílohy. Při odesílání zaškrtnete, které z nich odběratel dostane.

💡 Když odběratel doklad otevře z e-mailu nebo z odkazu, uvidíte v seznamu dokladů u faktury 👁 Otevřeno s datem. Po najetí myší se ukáže, kolikrát a kdy ho otevřel poprvé.

💡 Jeden doklad pro účetní exportujete přes Akce → Další exporty jako Export ISDOC (pro účetní), Export CSV nebo Stáhnout UBL (Peppol) – evropská e-faktura pro odběratele v EU a veřejnou správu; víc faktur najednou přes hromadný výběr → Export UBL (Peppol). Všechny doklady za období najednou – viz Export do účetnictví.

V menu Doklady → Poslední doklady najdete všechny vystavené doklady s vyhledáváním a filtry podle roku a období.

1. Filtrujte podle stavu: Všechny, Neuhrazené, Po splatnosti, Uhrazené. Rok a období (celý rok, čtvrtletí, měsíc) vyberete vedle. Na mobilu je filtr schovaný pod tlačítkem Filtry a hledání.
2. U každého dokladu je tlačítko Náhled, stav úhrady (Čeká, Po splatnosti, Zaplaceno) a nabídka Akce: Upravit, Duplikovat do nové, Vystavit dobropis, Odeslat e-mailem, Stáhnout PDF, Poslat mně e-mailem, Doklady odběratele, Smazat a další podle typu dokladu.
3. Když zaškrtnete víc dokladů, objeví se lišta hromadných akcí: Označit zaplaceno, Zrušit zaplaceno, Odeslat e-mailem, Export CSV, Smazat.
4. Max Všechny faktury vybraného roku stáhnete najednou ikonou ZIP v liště vedle tisku. ZIP obsahuje PDF všech vystavených faktur a dobropisů za rok (bez konceptů, nabídek a zálohových faktur). U velkého počtu dokladů se skládá postupně – nechte okno otevřené, stažení začne samo.
5. Ostatní typy dokladů najdete v menu Doklady: Cenové nabídky, Zálohové faktury, Dobropisy, Koncepty faktur, Objednávky a Dodací listy.

💡 Ikonou tiskárny vytisknete nebo uložíte do PDF přehled dokladů, které máte právě na obrazovce.

Ve formuláři nového dokladu přepnete Typ dokladu a vystavíte jiný druh dokladu.

1. Cenovou nabídku vystavíte tlačítkem Nová cenová nabídka na nástěnce, nebo zvolte Typ dokladu Cenová nabídka. Pole Platnost nabídky se předvyplní z nastavení.
2. Když odběratel nabídku přijme, otevřete v seznamu Doklady → Cenové nabídky u nabídky Akce a zvolte Vyfakturovat. Otevře se nová faktura s odběratelem, položkami, slevou, měnou i jazykem z nabídky – stačí ji zkontrolovat a vytvořit. Nabídka zůstane zachovaná.
3. Nedokončenou fakturu uložte jako Koncept faktury. Koncept nemá číslo, to dostane až při změně na fakturu. Najdete ho v Doklady → Koncepty faktur.
4. Premium Objednávky dodavatelům vystavíte typem Objednávka. Najdete je v Doklady → Objednávky.

Zálohová faktura slouží k výběru platby předem. Má vlastní číselnou řadu a do příjmů se nezapočítává. Novou zálohovou fakturu vystavíte s tarifem Premium (firmy založené před 12. 10. 2026 i ve Free); už vystavené zálohy vyúčtujete vždy.

1. Vytvořte nový doklad a zvolte Typ dokladu Zálohová faktura.
2. Až záloha přijde, najdete ji v Doklady → Zálohové faktury. V nabídce Akce zvolte Vystavit daňový doklad (plátce DPH), nebo Vystavit fakturu (neplátce).
3. Pokud záloha ještě není označená jako zaplacená, aplikace se zeptá na Datum přijetí platby. Pak klikněte na Vystavit doklad.
4. Ve vyúčtovací faktuře odečtete přijatou zálohu tlačítkem Odečíst zálohu pod položkami. Vloží se záporný řádek ve výši zálohy.

💡 Když zálohu nejdřív označíte jako zaplacenou (ručně, importem nebo z avíza banky), doklad se vystaví bez dotazu na datum.

Dobropis se vystavuje vždy k existující faktuře. Plátci DPH ho uvidí jako opravný daňový doklad.

1. V seznamu faktur otevřete u faktury nabídku Akce a zvolte Vystavit dobropis.
2. Položky se převezmou v záporné výši. Upravte je podle toho, co skutečně vracíte.
3. Do úvodního textu se předvyplní „Důvod opravy: “. Důvod doplňte, je to povinná náležitost.
4. Dobropis uložte. Najdete ho v Doklady → Dobropisy.

💡 Dobropis převezme i režim DPH původní faktury a u plátce se promítne do přiznání k DPH a kontrolního hlášení.

💡 Dobropis neobsahuje platební údaje ani QR platbu – peníze vracíte vy odběrateli.

Dodací list potvrzuje předání zboží nebo služeb. Má vlastní číselnou řadu (DL…) a vyjde ve stejné šabloně jako vaše faktury, jen bez platebních údajů a QR kódu.

1. U faktury, zálohové faktury, nabídky nebo objednávky otevřete Akce a zvolte Vytvořit dodací list. Odběratel i položky s množstvím a jednotkou se převezmou. Nový dodací list bez předlohy založíte v Doklady → Dodací listy tlačítkem Nový dodací list.
2. Doplňte Datum dodání a případně Dodací adresu, když se zboží doručuje jinam než na adresu odběratele.
3. Vypínačem Zobrazit ceny určíte, jestli budou na dodacím listu ceny a celková částka. Bez cen se tisknou jen položky, množství a jednotky.
4. Vyplňte, kdo zboží Předal a kdo ho Převzal. Na dokladu je pod položkami místo pro oba podpisy.
5. Klikněte na Vytvořit dodací list. Když je u odběratele e-mail, aplikace nabídne rovnou ho odeslat; jinak ho stáhnete jako PDF v seznamu dokladů.

💡 Faktura a její dodací list jsou provázané – v seznamu dokladů u nich uvidíte štítek s číslem druhého dokladu.

💡 Jazyk dodacího listu (čeština, angličtina, němčina nebo dvojjazyčně) zvolíte přímo ve formuláři.

Pravidelným zákazníkům nastavíte fakturu jednou. Další doklady pak aplikace vystavuje sama.

1. Vystavte běžnou fakturu, která poslouží jako vzor.
2. Pod položkami otevřete záložku Opakování.
3. Zvolte Interval: Týdně, Měsíčně, Čtvrtletně nebo Ročně, a datum v poli Příští doklad.
4. V poli Přidat k předmětu faktury můžete k textu automaticky připojit období (např. Předchozí měsíc nebo Aktuální rok).
5. Zapněte Odeslat zákazníkovi automaticky e-mailem, pokud má faktura odejít rovnou. Bez toho se jen vytvoří a vám přijde upozornění, abyste ji zkontrolovali a odeslali sami.
6. Uložte doklad. Přehled všech opakovaných faktur je v Doklady → Automatické doklady. Tlačítkem s okem si prohlédnete vzor jako PDF, opakování zrušíte tlačítkem Zrušit opakování.

💡 Automatické odeslání funguje jen tehdy, když má faktura vyplněný e-mail zákazníka.

Doklady můžete vystavovat i v eurech. U plátce DPH se na dokladu uvede i přepočet základu a DPH na koruny kurzem ČNB ke dni zdanitelného plnění a v přiznání i kontrolním hlášení se použijí korunové částky.

1. V Nastavení → Doklady → Částky a měna zaškrtněte u Měna dokladů volbu eur a uložte.
2. Na dokladu se objeví výběr měny. Zvolte € (EUR).
3. QR platba, e-mail i export ISDOC/CSV se vystaví v eurech.
4. Jazyk dokladu (česky, česky + anglicky, anglicky, německy) zvolíte u každého dokladu v záložce Podrobné nastavení pod položkami.

💡 V podkladech pro daně se uhrazené faktury v EUR přepočítají kurzem ČNB ke dni úhrady.

💡 Platby v eurech se automaticky nepárují. Fakturu v EUR označte jako zaplacenou ručně.

Úhradu můžete označit ručně, nahrát výpis v CSV, nebo (s tarifem Premium) nechat platby párovat automaticky z e-mailových avíz banky (viz další kapitola).

1. Ručně: v seznamu faktur klikněte na stav Čeká (nebo Po splatnosti). Změní se na Zaplaceno. Dalším kliknutím úhradu zrušíte.
2. Máte zapnuté EET? Aplikace se při označení úhrady zeptá Čím zákazník zaplatil? – Převodem na účet, Hotově (EET), nebo Kartou na místě (EET). Viz kapitola EET 2.0.
3. Premium Import CSV: otevřete Platby a náklady → Import plateb (CSV), vyberte CSV soubor s platbami z internetového bankovnictví a klikněte na Nahrát a mapovat.
4. Přiřaďte sloupce Variabilní symbol, Částka a volitelně Datum platby a klikněte na Spustit párování. Faktury, u kterých sedí VS i částka, se označí jako uhrazené.

💡 Platby v eurech se automaticky nepárují. Fakturu v EUR označte jako zaplacenou ručně.

Faktura se sama označí jako zaplacená, jakmile vám přijdou peníze na účet. Funguje to s každou bankou, která umí posílat e-mailem upozornění na příchozí platby.

1. Zkontrolujte číslo účtu. V Nastavení → Platby musí být v části Bankovní účet vyplněné číslo účtu, na které vám odběratelé platí. Podle něj aplikace pozná, že avízo patří vám.
2. Zapněte funkci ve Fakturou. Ve stejné záložce v části Automatické párování plateb zaškrtněte Párovat přijaté platby z avíz, která moje banka posílá na adresu [email protected] a uložte.
3. Zapněte avíza v bankovnictví. Přihlaste se do internetového bankovnictví a otevřete nastavení upozornění. Banky ho nazývají různě: Upozornění, Notifikace, Avíza, Zprávy o pohybech na účtu nebo Info servis. Postup pro jednotlivé banky je v další kapitole.
4. Zapněte upozornění na příchozí platby (bývá označené jako Příchozí platba, Připsání na účet, Kreditní transakce nebo Zvýšení zůstatku). Jako způsob doručení zvolte e-mail a jako adresu [email protected]. Pokud banka dovolí jen jednu adresu a avíza chcete dostávat i vy, použijte přeposílání ze své schránky (další krok).
5. Varianta s přeposíláním: v Gmailu otevřete Nastavení → Zobrazit všechna nastavení → Přeposílání a POP/IMAP, klikněte na Přidat adresu pro přeposílání a zadejte [email protected]. Ověřovací kód od Gmailu se objeví ve Fakturou v Nastavení → Platby u párování plateb – opište ho do Gmailu. Pak vytvořte filtr (Od: adresa vaší banky) s akcí Přeposlat na [email protected]. V jiných schránkách (Seznam, Outlook) nastavte stejné pravidlo pro přeposílání.
6. Vyzkoušejte to. Pošlete si na účet malou platbu. Jakmile avízo dorazí, objeví se v nastavení v seznamu Poslední přijatá avíza.
7. Od té chvíle se každá faktura a zálohová faktura, u které sedí variabilní symbol a částka, sama označí jako Zaplaceno. Datum úhrady se doplní podle avíza a v historii dokladu uvidíte, že úhradu potvrdila banka.

💡 Upozornění nastavte jen na příchozí platby. Odchozí platby a pohyby kartou aplikace nepotřebuje.

💡 Avíza nepřeposílejte ručně tlačítkem „Přeposlat“. Takový e-mail ztratí podpis banky a aplikace ho z bezpečnostních důvodů odmítne. Přeposílání musí být automatické (pravidlo, filtr) nebo musí avíza posílat přímo banka.

💡 Pokud platbu odběratel pošle bez variabilního symbolu, s jinou částkou nebo jedním převodem za víc faktur, automaticky se nespáruje. V seznamu avíz u ní uvidíte nenalezen doklad se stejným VS a částkou nebo sedí na víc dokladů – označte ručně.

💡 Pokud vaše banka posílá avíza v jiném formátu a platby se nepárují, napište na [email protected] a uveďte svoji banku – doplníme ji.

💡 Co se s údaji z avíz děje a jak dlouho se uchovávají, popisuje čl. 13.6 podmínek.

Postup se v každé bance jmenuje jinak. Níže najdete, kde upozornění na příchozí platbu hledat. Jako adresu zadejte [email protected]; kde banka dovolí jen jednu adresu, nechte avíza chodit sobě a nastavte jejich automatické přeposílání (viz předchozí kapitola). Banky své aplikace občas mění – pokud se cesta liší, hledejte slova upozornění, notifikace nebo avízo.

1. Česká spořitelna (George) – na webu klikněte vpravo nahoře na svůj profil, vlevo zvolte Informační zprávy, u Příchozí platby klikněte na Aktivovat, vyberte účet a jako kanál e-mail. George posílá zprávy jen na jeden e-mail z vašich kontaktních údajů, proto použijte přeposílání ze své schránky.
2. Komerční banka (KB+) – ve webové verzi KB+ otevřete Nastavení → Oznámení, vyberte účet, typ Příchozí platby a zapněte e-mail. E-mailová oznámení jsou zdarma. KB+ posílá oznámení na jednu adresu, proto použijte přeposílání ze své schránky.
3. ČSOB – v Internetbankingu otevřete Nastavení → Moje info → Účty a platby, vyberte účet, vyplňte e-mail a zapněte Platby → Zaúčtovaná platba (stačí příchozí). Ve firemním ČSOB CEB je to Nastavení → CEB Info → Účty a platby → nová notifikace Zaúčtování platby.
4. Fio banka – v internetbankingu klikněte vpravo nahoře na Nastavení → Oznámení a přidejte oznámení o pohybech na účtu, omezené na příchozí platby, s doručením e-mailem na [email protected]. E-mail je zdarma a oznámení můžete mít víc.
5. Air Bank – jen ve webovém bankovnictví: Účty a karty → vyberte účet → Možnosti → Info o pohybech na účtu, zaškrtněte Jiný kontakt, zadejte [email protected] a zvolte zasílání e-mailem při změně zůstatku. E-mail je zdarma; nastavuje se zvlášť u každého účtu.
6. Raiffeisenbank – v internetovém bankovnictví klikněte na ozubené kolo → Informuj mě → nové upozornění na pohyb na účtu, směr Příchozí, způsob odeslání e-mail a do pole Kontakt napište [email protected]. Nastavení potvrdíte kódem.
7. MONETA – jen v původní Internet Bance: Osobní nastavení → Nastavení Info Servisu → Přidat upozornění → E-mail – příchozí platba (nejnižší částka je 100 Kč). Nová Internet Banka to zatím neumí; službu lze zřídit i na lince 224 443 636.
8. UniCredit Bank – v Online Bankingu klikněte na ozubené kolo a otevřete záložku Notifikace, vytvořte notifikaci pro transakce na účtu (každá transakce) a zadejte e-mail. E-mail je zdarma.
9. Creditas – v původním bankovnictví si v Profil → Osobní údaje přidejte Jiný e-mail a pak v Administrace → Správa notifikací vytvořte notifikaci změny na účtu s doručením e-mailem. V novém Creditas One zatím e-mailová upozornění nastavit nejdou.

💡 Partners Banka zatím upozornění e-mailem neposílá (jen v aplikaci), automatické párování z avíz proto u ní nefunguje – použijte import výpisu nebo platby označte ručně.

💡 mBank: okamžité e-mailové avízo o příchozí platbě se nám zatím nepodařilo ověřit. Pokud ho najdete a platby se nepárují, napište nám na [email protected].

💡 Upozornění v mobilní aplikaci (push) nestačí – avízo musí přijít e-mailem.

Na neuhrazené faktury upozorníte odběratele upomínkou. Stránka Dlužníci ukazuje všechny pohledávky na jednom místě.

1. U faktury po splatnosti otevřete Akce (nebo Další akce v detailu dokladu) a zvolte Upomínka k faktuře (PDF), případně Odeslat upomínku e-mailem.
2. Přehled dlužníků najdete v Platby a náklady → Dlužníci. U každého odběratele vidíte částky po splatnosti, nejdelší prodlení a jeho další faktury ve splatnosti.
3. Ikonou PDF otevřete přehled pohledávek. Tlačítkem Poslat přehled ho odešlete odběrateli e-mailem (volitelně se skrytou kopií sobě).
4. Max Když upomínky nezaberou, otevřete červenou ikonou předžalobní výzvu k úhradě v PDF (podle § 142a o. s. ř.). Upomínky a přehled dlužníků máte i ve Free.
5. Úrok z prodlení zapnete v Nastavení → Doklady → Splatnost a upomínky volbou Vyčíslit úrok z prodlení na upomínce. Do upomínky se pak doplní věta s výší úroku ke dni odeslání.

💡 Pokud pole Vlastní roční sazba (%) necháte prázdné, počítá se zákonná sazba: repo sazba ČNB + 8 procentních bodů, platná k prvnímu dni pololetí, ve kterém prodlení začalo. Vlastní sazbu vyplňte jen tehdy, když máte jinou sjednanou ve smlouvě.

💡 Na samotné faktuře se úrok nezobrazuje, jen na upomínce.

Upomínky po splatnosti mohou odcházet samy, ve třech vlnách a jen e-mailem. Funguje to jen s párováním plateb z avíz – aplikace tak ví, kdo už zaplatil, a upomínku pošle jen na faktury, které podle banky zaplacené nejsou.

1. Nejdřív zapněte párování plateb z avíz a ověřte, že avíza chodí (v Nastavení → Platby se objeví v seznamu Poslední přijatá avíza).
2. Otevřete Nastavení → Doklady → Automatické upomínky a zapněte Posílat upomínky automaticky. U každé ze tří vln nastavte, kolik dní po splatnosti odejde (výchozí 3, 14 a 30 dní). U 3. upomínky můžete vyčíslit úrok z prodlení. Uložte.
3. Tlačítkem Texty a přehled upomínek upravíte předmět a text každé vlny – výchozí texty od zdvořilé připomínky po 3. upomínku se zmínkou o úroku a předžalobní výzvě. Proměnné jako {cislo}, {castka}, {splatnost}, {vs} nebo {odkaz} se doplní za údaje faktury. K e-mailu se přidají platební údaje s QR kódem; PDF se nepřikládá.
4. Upomínky se posílají jen v pracovní dny mezi 8. a 18. hodinou, každá vlna nejvýš jednou. Když se odesílání na čas zastaví, odejde jen nejvyšší aktuální vlna, ne všechny najednou. Vlny, které nastaly před zapnutím funkce, se neposílají.
5. Těsně před odesláním se znovu ověří, že faktura není zaplacená, stornovaná dobropisem a že má e-mail odběratele. Když na účet přišla platba se stejným variabilním symbolem, která se nespárovala, upomínka počká – najdete ji na stránce upomínek pod Čeká na vaše rozhodnutí.
6. Výjimky: u odběratele (v adresáři) zvolte Neposílat automatické upomínky, u jednotlivé faktury v detailu dokladu Neposílat u této faktury. Tam vidíte i historii odeslaných upomínek a tlačítkem Stáhnout upomínku (PDF) si upomínku v PDF vytvoříte, kdykoli ji potřebujete.
7. Max Když faktura zůstane neuhrazená dlouho po upomínkách, aplikace nabídne předžalobní výzvu (PDF). Sama ji nikam neposílá.

💡 Upomínky se týkají jen faktur na bankovní převod – u plateb hotově nebo kartou úhradu z avíz ověřit nejde.

💡 Když od banky dlouho nedorazí žádné avízo, upomínky se pro jistotu pozastaví. Zkontrolujte, že banka avíza dál posílá.

Stránka Přehledy a daně → Výhled peněz ukazuje, kolik by mělo v příštích týdnech přijít a odejít.

1. Příjmy jsou neuhrazené faktury podle data splatnosti a faktury, které se teprve vystaví z opakování.
2. Max Výdaje jsou neuhrazené náklady podle splatnosti (bez ní podle data vystavení).
3. Nahoře přepínáte výhled na 1, 2 nebo 3 měsíce. Graf ukazuje týdny, tabulka pod ním i jednotlivé doklady.
4. Doklady po splatnosti se do týdnů nezapočítávají – vidíte je zvlášť. Částky v cizí měně se přepočtou kurzem ČNB.
5. Krátký výhled na 30 dní je i na Přehledu.

💡 Výhled počítá s úhradou přesně v den splatnosti. Zálohové faktury se nezapočítávají.

Sestava pro kontrolu pohledávek nebo pro účetní. Umí seskupit doklady podle odběratele a filtrovat je podle úhrady.

1. Otevřete Přehledy a daně → Přehled dokladů (PDF).
2. Zvolte Protistrana (nebo Všechny – seskupit podle protistrany), Typ dokladu, Stav úhrady (Uhrazené, Neuhrazené, Po splatnosti), období a Řadit podle.
3. Klikněte na Zobrazit. Výsledek otevřete tlačítkem Otevřít PDF, uložíte přes Stáhnout PDF, nebo ho rovnou odešlete tlačítkem Poslat e-mailem.

💡 Ze seznamu faktur se na přehled dostanete i ikonou grafu vedle tlačítka tisku. Přenese se aktuální filtr odběratele i úhrad.

Podklad pro daňové přiznání OSVČ. Příjmy se počítají podle data úhrady, protože v daňové evidenci se zdaňují až skutečně přijaté peníze.

1. Otevřete Přehledy a daně → Podklady pro daně.
2. Vyberte Zdaňovací období a Výdajový paušál a klikněte na Přepočítat.
3. Uvidíte příjmy po měsících, výpočet pro všechny čtyři výdajové paušály (80, 60, 40 a 30 %) včetně stropů, orientační daň a pojistné a přehled podle odběratelů.
4. Max Když evidujete Náklady, ukáže se i porovnání Skutečné výdaje podle Nákladů s paušálem – aplikace napíše, co je pro vás výhodnější.
5. Máte víc druhů činnosti s různým paušálem? V sekci Činnosti a rozdělení příjmů podle paušálu klikněte na Spravovat činnosti a činnosti přidejte. Příjmy už vystavených dokladů rozdělíte v části Rozdělit zbývající příjmy podle odběratele. Jakmile máte aspoň dvě činnosti, objeví se ve formuláři dokladu pole Činnost.

💡 Zálohové faktury se do příjmů nezapočítávají, aby se příjem nesečetl dvakrát. Započítá se až navazující faktura.

💡 Výpočet je orientační. Minimální vyměřovací základy ani slevy na dani nezahrnuje.

Tato kapitola se týká jen plátců DPH. Podpora DPH je součástí tarifu Max. Funkce se zobrazí, až v Nastavení → Daně zapnete Jsem plátce DPH.

1. Otevřete Přehledy a daně → Přiznání k DPH (XML pro EPO).
2. Napoprvé vyberte Finanční úřad a klikněte na Uložit – bez něj EPO soubor nepřijme.
3. Vyberte Rok a Zdaňovací období (měsíc nebo čtvrtletí). Uvidíte základy a daň na výstupu podle DUZP i na vstupu z Nákladů a náhled sekcí kontrolního hlášení.
4. Stáhněte XML tlačítkem Přiznání (DPHDP3) nebo Kontrolní hlášení (DPHKH1). Když jste v období dodávali do EU, je tam i Souhrnné hlášení (DPHSHV). Soubor načtěte v EPO / MOJE daně a nechte ho zkontrolovat.
5. Přenesená daňová povinnost: na faktuře zvolte Režim DPH Přenesená DP (§ 92a) a Kód předmětu plnění. Při dodání do jiného státu EU zvolte Dodání do EU (reverse charge) a Druh plnění do EU (Služba (§ 9) nebo Zboží (§ 64)). Položky pak mají 0 % a na dokladu bude věta, že daň odvede zákazník.
6. Plnění s nulovou sazbou zařadíte v poli Povaha 0% / osvobození (Osvobozeno s nárokem (ř. 26), nebo Osvobozeno bez nároku (ř. 50)).

💡 Nespolehlivý plátce: po zadání DIČ odběratele aplikace ověří registr plátců DPH a ukáže jeho zveřejněné účty. U dodání do EU ověří DIČ v evropském registru VIES a upozorní, když není platné.

💡 Přenesenou daňovou povinnost a dodání do EU nejde uložit bez DIČ odběratele.

💡 Přijaté faktury zadané v Nákladech se samy promítnou do odpočtu a do sekce B kontrolního hlášení.

EET 2.0 je zdarma ve všech tarifech. Eviduje se jen platba hotově nebo kartou, a to ve chvíli zaplacení – převod na účet se neeviduje. Ostrý provoz začíná 1. 1. 2027 (leden je pilotní), naplno od 1. 2. 2027.

1. V portálu finanční správy (DIS+) si vyřiďte pokladní certifikát a zjistěte svůj EIC poplatníka a číslo evidenční jednotky.
2. Otevřete Nastavení → EET. U Evidence tržeb zvolte nejdřív Test – zkušebně, bez právních účinků.
3. Vyplňte EIC poplatníka a Číslo evidenční jednotky, nahrajte Soubor certifikátu (.p12 / .pfx) s heslem a uložte. Certifikát se uloží šifrovaně, heslo se neukládá.
4. V části Připraveno na EET zkontrolujte, že máte splněno 4 z 4, a klikněte na Zkušební odeslání. Odejde testovací tržba 1 Kč bez právních účinků.
5. Když vše funguje, přepněte Evidence tržeb na Ostrý provoz.
6. Při označení faktury jako zaplacené zvolte Hotově (EET) nebo Kartou na místě (EET). Tržba se odešle a kód EET se vytiskne do patičky dokladu spolu s potvrzením o úhradě (příjmový pokladní doklad).

💡 Doklad evidovaný v EET nejde smazat ani u něj změnit částku, způsob platby nebo typ. Opravu udělejte dobropisem – vrácení peněz se zaeviduje jako záporná tržba.

💡 Když evidenční systém zrovna neodpovídá, tržba se uloží jako offline a aplikace ji dodatečně doeviduje sama.

💡 Před koncem platnosti certifikátu vám přijde upozornění e-mailem.

Přijaté doklady máte na jednom místě i se souborem. Plátcům DPH se z nich spočítá odpočet a sekce B kontrolního hlášení, neplátci uvidí skutečné výdaje vedle paušálu.

1. Otevřete Platby a náklady → Náklady a klikněte na Přidat doklad.
2. Vyplňte Dodavatel (s IČO a tlačítkem pro doplnění z ARES), Za co (popis), Číslo dokladu, Vystaveno, Splatnost a Kategorie.
3. Neplátce DPH vyplní Částka celkem. Plátce zvolí u DPH, jestli jde o doklad s DPH od plátce, přenesenou daňovou povinnost (§ 92a), nebo doklad bez DPH, a rozepíše základ a DPH podle sazeb.
4. Přiložte Doklad (PDF nebo fotka). Výdaj, který si do daní uplatnit nemůžete, označte jako Daňově neuznatelný výdaj.
5. Když je doklad zaplacený, zaškrtněte Zaplaceno a Datum úhrady. Uložte tlačítkem Uložit.
6. Elektronickou fakturu ve formátu ISDOC načtete tlačítkem Načíst z ISDOC – údaje se doplní samy a soubor se k dokladu přiloží.

💡 Seznam jde filtrovat podle data vystavení a na Nezaplacené. Nahoře vidíte počet dokladů, celkovou částku, nezaplacené a u plátce DPH k odpočtu.

💡 Náklady se přenášejí i do exportu do účetnictví a vidí je účetní.

💡 V části Platba dodavateli vyplňte Účet dodavatele (číslo/kód banky nebo IBAN), případně KS, Specifický symbol a Zprávu pro příjemce. Číslo účtu se hned zkontroluje. U nezaplaceného nákladu najdete QR platbu pro mobilní bankovnictví. Více nezaplacených nákladů zaplatíte najednou příkazem k úhradě.

💡 Plátci DPH: u dodavatele s českým DIČ aplikace ověří registr plátců DPH a ukáže štítek Spolehlivý plátce nebo Nespolehlivý plátce a jestli je účet dodavatele zveřejněný. Když je dodavatel nespolehlivý plátce, nebo platíte víc než 540 000 Kč (dvojnásobek limitu pro platby v hotovosti) na účet, který v registru zveřejněný není, ručíte za jeho DPH (§ 109 zákona o DPH) – aplikace na to výrazně upozorní. Když registr nejde ověřit, nic se neblokuje.

Nezaplacené náklady zaplatíte jedním souborem, který naimportujete do internetového bankovnictví.

1. V Platby a náklady → Náklady zaškrtněte nezaplacené náklady (zaškrtávátkem v záhlaví vyberete všechny) a klikněte na Vytvořit příkaz k úhradě.
2. Zkontrolujte platby. Náklady bez platného účtu dodavatele nebo bez variabilního symbolu se vynechají – odkazem doplnit je opravíte.
3. Vyberte Platit z účtu, nebo zadejte Jiný účet.
4. Nechte zaškrtnuté Označit náklady „k úhradě odesláno“ – v seznamu pak u nich uvidíte, že už jsou v příkazu.
5. Klikněte na Stáhnout příkaz v Kč (ABO), u plateb v eurech na Stáhnout příkaz v eurech (SEPA XML), a soubor naimportujte v bankovnictví jako hromadný příkaz.

💡 Formát ABO (.kpc) přijímají české banky (ČS, ČSOB, KB, Fio, Raiffeisenbank, UniCredit, Air Bank…). Zpráva pro příjemce se v něm zkrátí na 35 znaků bez diakritiky. Platby po splatnosti se zařadí s dnešním datem.

💡 Plátci DPH: platby, u kterých byste ručili za DPH dodavatele (nespolehlivý plátce, nezveřejněný účet nad 540 000 Kč), jsou červeně a předem odškrtnuté. Zařadit je jde až po potvrzení Vím o riziku ručení za DPH.

💡 Zaplaceno se náklad neoznačí sám – až po úhradě ho označte jako zaplacený.

Zásoby zboží ve více skladech. Zboží vybrané z ceníku se při vystavení faktury samo odepíše, dobropis ho vrátí. Příjem, výdej, převody, odpisy i inventury evidujete skladovými doklady.

1. V Ceník a projekty → Ceník u zboží zapněte Sledovat zásobu (zboží) a doplňte Kód, EAN, Nákupní cena a Min. zásoba. Víc položek najednou naimportujete v Ceník a projekty → Sklad → Import ze souboru CSV.
2. Zboží naskladněte: v Ceník a projekty → Sklad klikněte na Příjemka, vyplňte Dodavatel, Číslo dokladu dodavatele, případně vyberte Náklad (přijatá faktura), přidejte položky s množstvím a nákupní cenou a klikněte na Dokončit.
3. Ve faktuře vyberte položku z nabídky, která se ukáže při psaní popisu – u zboží uvidíte, kolik ho je skladem. Po uložení faktury se zásoba odepíše. Když zboží chybí, faktura se uloží a stav půjde do minusu.
4. Úprava množství na faktuře zásobu dorovná, dobropis zboží vrátí na sklad a smazání faktury odpis zruší.
5. Inventuru založíte v záložce Doklady tlačítkem Inventura: vyplňte skutečně napočítané množství a klikněte na Dokončit – rozdíly se zapíšou samy.

💡 V záložce Nastavení zvolíte, jestli se zboží odepisuje Při vystavení faktury, nebo Při vystavení dodacího listu, výchozí sklad a další sklady.

💡 Dokončený skladový doklad nejde upravit – opravíte ho tlačítkem Stornovat, které zásoby vrátí, a vystavíte nový. Každý doklad si stáhnete v PDF.

💡 Záložky Stav zásob, Obraty a Pod minimem ukazují množství i hodnotu v průměrných nákupních cenách. Stav zásob, pohyby a obraty stáhnete do CSV pro Excel.

💡 Doklady vystavené před zapnutím skladu se nepřepočítávají.

Přijatou fakturu nebo účtenku nemusíte přepisovat. Přepošlete ji e-mailem na [email protected] a robot z přílohy vyplní náklad. Funkce je součástí tarifu AI.

1. Otevřete Platby a náklady → Robot na doklady, zapněte Zpracovávat doklady poslané na [email protected], potvrďte zpracování umělou inteligencí a klikněte na Uložit.
2. Fakturu od dodavatele přepošlete na [email protected] z adresy, kterou se přihlašujete (nebo z adresy kolegy či účetní). Další adresy můžete povolit v poli Další povolení odesílatelé.
3. Robot přečte přílohu (PDF, ISDOC nebo fotku dokladu), ověří dodavatele v ARES a zapíše náklad do Nákladů se štítkem Vytěženo AI – zkontrolujte. Na e-mail vám odpoví, co zapsal, s odkazem na náklad.
4. V Nákladech údaje zkontrolujte. Když sedí, klikněte na Potvrdit. Když ne, otevřete náklad, opravte ho a uložte – tím ho potvrdíte.

💡 Robot zpracuje jen e-mail s ověřeným podpisem odesílatele (DKIM) – Gmail, Seznam i firemní schránky ho mají. Ručně přeposlaný e-mail stačí.

💡 Když adresu používáte ve více firmách, robot pozná firmu podle IČO odběratele na dokladu.

💡 Stejný doklad od stejného dodavatele (stejné číslo dokladu) se nezapíše dvakrát.

💡 Robot čte jen přílohy, ne text e-mailu. Údaje vytěžuje umělá inteligence a může se splést – náklad proto vždy zkontrolujte. E-mail se po zpracování smaže.

Asistent vidí doklady, odběratele, ceník a náklady vaší firmy a odpoví na otázky jako „Kdo mi dluží?“ nebo „Kolik jsem letos vyfakturoval?“. Připraví koncept faktury, odeslání dokladu nebo upomínku. Funkce je součástí tarifu AI.

1. Asistenta otevřete tlačítkem Asistent vpravo dole na každé stránce, nebo v Přehledy a daně → AI asistent na celou stránku.
2. Před prvním použitím vlastník účtu zapne funkce umělé inteligence tlačítkem Zapnout AI a dát pokyn ke zpracování.
3. Napište dotaz a odešlete ho klávesou Enter. Nový řádek uděláte Shift+Enter. Sponkou můžete přiložit PDF nebo fotku dokladu – asistent ho přečte a třeba z něj zapíše náklad.
4. U dokladů v odpovědi jsou odkazy – kliknutím otevřete PDF nebo editor.
5. Fakturu vystavíte větou typu „Vystav fakturu firmě Novák s.r.o. za 10 hodin konzultací po 800 Kč“. Asistent založí koncept a dá odkaz do editoru. Když chcete fakturu rovnou s číslem, připraví návrh na vystavení.
6. Akce s dopadem ven (odeslání dokladu nebo upomínky e-mailem, označení úhrady, vystavení faktury s číslem, změna odběratele) se zobrazí jako návrh. Provede se až po kliknutí na Provést. Tlačítkem Zrušit návrh zahodíte.
7. Konverzaci smažete ikonou koše v záhlaví asistenta. Historie se sama maže po 90 dnech.

💡 Odpovědi generuje umělá inteligence a mohou být nepřesné. Důležité údaje si ověřte v aplikaci. Asistent si nesmí nic vymýšlet: když údaj v aplikaci nenajde, řekne to.

💡 Asistent nic nemaže a daně ani DPH nepočítá – odkáže na Podklady pro daně.

💡 Kolega vidí jen svou konverzaci a smí totéž co v aplikaci. Co asistent provedl, najdete v Přehledy a daně → Protokol aktivit se štítkem AI asistent.

Robot na doklady a AI asistent používají umělou inteligenci. Tady je, co to znamená a na co dát pozor. Vše najdete i na stránce AI a vaše data.

1. Funkce zapíná vlastník účtu – souhlasem s podmínkami tarifu AI, v okně asistenta nebo v nastavení robota. Vypnout je jde na stránce AI a vaše data.
2. Ke zpracování se posílá jen to, co funkce potřebuje: robotovi příloha s dokladem, asistentovi váš dotaz a údaje, které k odpovědi načte. Hesla, tokeny a přístupové klíče se neposílají nikdy.
3. Data zpracovává OpenAI jako náš zpracovatel, i mimo EU (se standardními smluvními doložkami). K trénování modelů se nepoužívají a OpenAI je maže nejpozději po 30 dnech.
4. Historie konverzací se maže po 90 dnech, smazat ji můžete i hned. E-mail pro robota se po zpracování smaže; náklad a jeho příloha zůstávají ve vašich nákladech.

💡 Umělá inteligence se může splést: přečte špatně číslo, přehodí data nebo si údaj domyslí. Vytěžené náklady jsou proto označené Vytěženo AI a čekají na vaši kontrolu.

💡 Zkontrolujte hlavně částky, sazby a režim DPH, data a IČO dodavatele. Za údaje v účetnictví a v daňových podáních odpovídáte vy.

💡 Do dotazů nepište údaje o zdraví ani čísla platebních karet. Pokyny schované v cizích dokladech (třeba „zaplať na jiný účet“) robot ani asistent neprovádějí.

💡 Kolegy, kteří s asistentem pracují, s těmito zásadami seznamte.

Doklady za období předáte účetní jedním souborem, který se naimportuje přímo do účetního programu.

1. Otevřete Přehledy a daně → Export do účetnictví.
2. Nastavte období Vystaveno od – do, nebo klikněte na rychlou volbu (poslední měsíce, celý rok).
3. Vyberte Formát: POHODA (XML), Money S3 (XML) nebo Tabulka CSV (Excel).
4. Podle potřeby zaškrtněte Přidat i zálohové faktury a Přidat i náklady.
5. Tlačítkem Zobrazit souhrn zkontrolujete počty a součty, tlačítkem Stáhnout soubor export stáhnete. Pod formulářem je postup, jak soubor do programu naimportovat.
6. Se zaškrtnutým Zamknout exportované doklady se stažené doklady zamknou. Volba se pamatuje pro příští export.

💡 Exportují se faktury, dobropisy a volitelně zálohy a náklady. Koncepty, nabídky ani objednávky ne – nejsou to účetní doklady.

💡 Zamčený doklad má v seznamu ikonku zámku. Nejde upravit ani smazat; označit úhradu, poslat e-mailem, stáhnout PDF i vystavit dobropis jde dál. Odemknout ho může vlastník firmy (v dokladu tlačítkem Odemknout, celý export v části Zamčené exporty) nebo účetní ve svém přístupu. Odemknutí se zapíše do Protokolu aktivit.

💡 PDF všech faktur za rok najednou stáhnete ikonou ZIP v seznamu dokladů (viz Seznam faktur).

Účetní dostane vlastní přihlášení, ve kterém vidí vaše vystavené doklady a náklady a stahuje si export. Nic nemůže měnit ani odesílat.

1. Otevřete Nastavení → Účet a najděte část Přístup pro účetní.
2. Zadejte e-mail účetní a klikněte na Poslat pozvánku. Pozvat můžete nejvýše 3 účetní.
3. Účetní klikne na odkaz v e-mailu, zvolí si heslo a potvrdí Přijmout a pokračovat.
4. Dál se přihlašuje na adrese fakturou.cz/ucetni. Vybere období a stáhne export POHODA (XML), Money S3 (XML) nebo CSV, případně PDF jednotlivých dokladů a přiložené soubory nákladů.

💡 U účetní vidíte, jestli pozvánku přijala (aktivní) nebo ještě ne (čeká na přijetí pozvánky). Pozvánku pošlete znovu tlačítkem Poslat znovu, přístup zrušíte tlačítkem Odebrat.

💡 Když účetní zpracovává víc firem na Fakturou, přepíná mezi nimi pod jedním heslem.

💡 Doklady, které si účetní stáhne, se zamknou (podle volby Zamknout exportované doklady v Exportu do účetnictví). Účetní je může u dokladu nebo po celých exportech odemknout – to je jediná změna, kterou v přístupu udělat smí.

Odběratel dostane jeden odkaz, pod kterým vidí všechny své doklady od vás, jejich zaplacenost a PDF. Nic v nich změnit nemůže a nepotřebuje žádné přihlášení.

1. Otevřete Odběratelé a u odběratele klikněte na Upravit.
2. V části Portál odběratele klikněte na Vytvořit odkaz na portál.
3. Odkaz zkopírujte tlačítkem Kopírovat a pošlete ho odběrateli.
4. Odběratel na portálu vidí seznam dokladů s číslem, datem, splatností, částkou a stavem (uhrazeno, po splatnosti, k úhradě) a celkovou částku k úhradě. Každý doklad si stáhne jako PDF.

💡 Když odkaz unikne nebo ho chcete změnit, klikněte na Vyměnit odkaz – starý přestane fungovat. Tlačítkem Zrušit odkaz portál vypnete úplně.

Přes REST API vystaví faktury váš e-shop, CRM nebo vlastní skript sám – i s číslováním, e-mailem a označením úhrady.

1. Otevřete Nastavení → Účet a najděte část API.
2. Napište název klíče (např. „e-shop“) a klikněte na Vytvořit API klíč.
3. Klíč se zobrazí jen jednou – hned si ho zkopírujte a uložte do svého systému.
4. Popis všech volání (faktury, odběratelé, náklady, odeslání, úhrada) najdete v dokumentaci API.
5. Webhooky: v téže části Webhooky zadejte adresu (https), zaškrtněte události (vystavení, úhrada, odeslání, po splatnosti, nový odběratel, nový náklad) a klikněte na Přidat webhook. Tlačítkem Poslat testovací událost ověříte, že adresa odpovídá.

💡 Aktivních klíčů můžete mít nejvýše 5. Klíč, který už nepotřebujete, zrušte tlačítkem Zrušit – napojená aplikace přestane fungovat.

💡 Webhook pošle údaje dokladu na vaši adresu (Make, Zapier, n8n, e-shop) podepsané tajným klíčem – jak podpis ověřit, je v dokumentaci. U webhooku vidíte poslední doručení; když adresa dlouho neodpovídá, webhook se sám vypne a dáme vám vědět.

Projekty ukážou, kolik vám vynesla jedna zakázka. Protokol aktivit zaznamenává, co se s doklady dělo.

1. Projekt založíte v Ceník a projekty → Projekty tlačítkem Nový projekt.
2. Doklad k projektu přiřadíte v editoru dokladu v záložce Projekt pod položkami.
3. U projektu pak vidíte tržby, neuhrazené částky a všechny jeho doklady.
4. V Přehledy a daně → Protokol aktivit vidíte, kdy byl doklad odeslán, stažen jako PDF, kdy ho otevřel odběratel nebo kdy přišla platba. S kolegy (Max) je tam i to, kdo akci udělal.

Dvoufázové ověření chrání účet i v případě, že někdo zjistí vaše heslo. Při přihlášení se kromě hesla zadává kód z aplikace v telefonu.

1. Otevřete Nastavení → Účet a v části Dvoufázové ověření klikněte na Zapnout.
2. Naskenujte QR kód autentizační aplikací (např. Google Authenticator nebo Microsoft Authenticator). Klíč jde i opsat, tlačítko Kopírovat ho zkopíruje.
3. Opište šestimístný kód do pole Kód z aplikace a klikněte na Zapnout dvoufázové ověření.
4. Uložte si zobrazené záložní kódy. Pomohou, když ztratíte telefon. Nové kódy vytvoříte tlačítkem Vygenerovat nové.
5. Heslo změníte v Nastavení → Účet, v části Změna hesla.

💡 Na zapamatovaném zařízení se kód nějakou dobu nevyžaduje. Všechna zapamatovaná zařízení odhlásíte tlačítkem Odhlásit ze všech zařízení.

💡 Vypnout ověření jde v Nastavení → Účet → Spravovat po zadání hesla tlačítkem Vypnout.

V tarifu Max můžete dát přístup k firmě kolegům a mít pod jedním přihlášením až 5 vlastních firem.

1. Kolegu pozvete v Nastavení → Účet, v části Kolegové: zadejte jeho e-mail a klikněte na Poslat pozvánku. Pozvat můžete až 5 kolegů.
2. Kolega v e-mailu klikne na odkaz, nastaví si heslo (aspoň 10 znaků) a pak se přihlašuje na fakturou.cz svým e-mailem. Ve firmě může dělat totéž co vy, kromě správy vašeho účtu (heslo, kolegové, účetní, API klíče, zrušení účtu).
3. Přepínačem Vyžadovat u kolegů dvoufázové ověření zajistíte, že se kolegové bez kódu z telefonu nepřihlásí. Kolega si ho nastaví v Nastavení → Účet → Moje dvoufázové ověření.
4. Když kolega přijde o telefon i záložní kódy, klikněte u něj na Resetovat 2FA a potvrďte svým heslem. Kolega si pak ověření nastaví znovu.
5. Další firmu přidáte kliknutím na název firmy nahoře → Přidat firmu. Mezi firmami přepínáte tamtéž. Každá firma má vlastní doklady, odběratele, číselné řady i nastavení. Tarif dalších firem se řídí hlavní firmou.

💡 Co kolega udělal, vidíte v Přehledy a daně → Protokol aktivit. Přístup kolegovi odeberete tlačítkem Odebrat. Bez platného tarifu Max se kolegové nepřihlásí.

Svá data si můžete kdykoliv stáhnout. Účet zrušíte sami v nastavení.

1. Rozložení menu změníte v Nastavení → Vzhled → Menu aplikace: Svislé menu (panel vlevo), nebo Vodorovné menu (pruh nahoře). Na mobilu je menu vždy sbalené pod tlačítkem.
2. Data stáhnete v Nastavení → Účet, v části Moje data a zrušení účtu, tlačítkem Stáhnout moje data (JSON). Obsahuje firemní údaje, odběratele a doklady.
3. Účet zrušíte tamtéž: klikněte na Chci zrušit účet, zadejte své heslo a potvrďte tlačítkem Zrušit účet definitivně.

💡 Po zrušení se účet deaktivuje a data se smažou do 45 dnů. Do té doby jde účet obnovit přes [email protected]. Data si proto nejdřív stáhněte.

💡 S čímkoli dalším pomůže podpora na [email protected].