Automatické upomínky

Upomínky po splatnosti mohou odcházet samy, ve třech vlnách a jen e-mailem. Funguje to jen s párováním plateb z avíz – aplikace tak ví, kdo už zaplatil, a upomínku pošle jen na faktury, které podle banky zaplacené nejsou.

1. Nejdřív zapněte párování plateb z avíz a ověřte, že avíza chodí (v Nastavení → Platby se objeví v seznamu Poslední přijatá avíza).
2. Otevřete Nastavení → Doklady → Automatické upomínky a zapněte Posílat upomínky automaticky. U každé ze tří vln nastavte, kolik dní po splatnosti odejde (výchozí 3, 14 a 30 dní). U 3. upomínky můžete vyčíslit úrok z prodlení. Uložte.
3. Tlačítkem Texty a přehled upomínek upravíte předmět a text každé vlny – výchozí texty od zdvořilé připomínky po 3. upomínku se zmínkou o úroku a předžalobní výzvě. Proměnné jako {cislo}, {castka}, {splatnost}, {vs} nebo {odkaz} se doplní za údaje faktury. K e-mailu se přidají platební údaje s QR kódem; PDF se nepřikládá.
4. Upomínky se posílají jen v pracovní dny mezi 8. a 18. hodinou, každá vlna nejvýš jednou. Když se odesílání na čas zastaví, odejde jen nejvyšší aktuální vlna, ne všechny najednou. Vlny, které nastaly před zapnutím funkce, se neposílají.
5. Těsně před odesláním se znovu ověří, že faktura není zaplacená, stornovaná dobropisem a že má e-mail odběratele. Když na účet přišla platba se stejným variabilním symbolem, která se nespárovala, upomínka počká – najdete ji na stránce upomínek pod Čeká na vaše rozhodnutí.
6. Výjimky: u odběratele (v adresáři) zvolte Neposílat automatické upomínky, u jednotlivé faktury v detailu dokladu Neposílat u této faktury. Tam vidíte i historii odeslaných upomínek a tlačítkem Stáhnout upomínku (PDF) si upomínku v PDF vytvoříte, kdykoli ji potřebujete.
7. Max Když faktura zůstane neuhrazená dlouho po upomínkách, aplikace nabídne předžalobní výzvu (PDF). Sama ji nikam neposílá.

💡 Upomínky se týkají jen faktur na bankovní převod – u plateb hotově nebo kartou úhradu z avíz ověřit nejde.

💡 Když od banky dlouho nedorazí žádné avízo, upomínky se pro jistotu pozastaví. Zkontrolujte, že banka avíza dál posílá.